Une bonne identification des salariés est essentielle afin de garantir leurs droits sociaux.

Mais pas seulement ...

  • Vous gagnez du temps : votre déclaration est traitée plus rapidement.
  • Vous réduisez vos coûts de gestion et ceux des organismes partenaires. 


Une bonne identification du salarié, c'est :

  • la bonne orthographe du nom de naissance
  • le respect des zones : nom de naissance et nom marital 
  • l'ordre des prénoms selon l'état civil 
  • la date et le lieu de naissance 
  • le numéro de sécurité sociale ou NIR ( Numéro d'inscription au Répertoire) 

L’adresse du salarié nous est également nécessaire en cas de problème sur l’identification

 

Vous ne connaissez pas le NIR complet de votre salarié :

C'est au moment de l'embauche que vous devez obtenir de votre salarié les informations relatives à son identification. S'il ne possède pas de numéro de sécurité sociale, vous devez remplir le cadre D de la Déclaration Unique d'Embauche.
En cas de difficulté, nous vous proposons de pré-identifier vos salariés.

Comment faire ?

Tout au long de l'année, vous pouvez nous envoyer les éléments d’état-civil de vos salariés non-identifiés.

Ces éléments peuvent nous parvenir par courriel, en pièce jointe, ou par courrier.
Il suffit de renseigner:

  • Nom de naissance
  • Prénom
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance 

Après identification, nous vous retournerons les solutions pour mise à jour de votre logiciel de paie. Dans toute correspondance, merci de nous rappeler votre numéro de Siret.

Tout savoir sur le NIR

L'INSEE gère le répertoire national d'identification des personnes physiques (RNIPP) depuis 1946.  
Le numéro d'inscription au répertoire (NIR) est l'identifiant unique des individus inscrits au RNIPP
Les éléments constitutifs du NIR sont définis de la manière suivante :

1 64 08 13 055 005 22

Rang 1
le sexe (1 pour les hommes et 2 pour les femmes) .N’utilisez jamais les codes 8 ou 9 attribués par les caisses primaires pour leur propre gestion
Rangs 2 et 3
les deux derniers chiffres de l'année de naissance
Rangs 4 et 5
les deux chiffres du mois de naissance (de 01 à 12) ; en cas de mois de naissance inconnu, d'autres codes spécifiques sont attribués (20,30 …).
Rangs 6 à 10
le lieu de naissance : il s'appuie sur le code officiel géographique de l'INSEE.
Personnes nées en métropole : les deux chiffres du département suivis des trois chiffres du code commune. Pour la Corse, la numérotation 2A, 2B a pris effet en 1976.
Personnes nées dans les DOM : les trois chiffres du département suivi des 2 chiffres de la commune.
Personnes nées à l'étranger : le code 99 suivi des trois chiffres désignant le pays.
Au cas où le nombre de naissances dépasse 999 pour une commune et un mois donné, un "code commune extension" est utilisé pour garantir l'unicité du NIR.
Rangs 11 à 13
numéro d'ordre (non significatif)

Contraintes juridiques

L'utilisation du NIR dans les applications informatiques est soumise à de fortes contraintes juridiques, dont (la liste n'étant pas exhaustive) :

  • Description du répertoire national d'identification des personnes physiques
    La loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux attachments et aux libertés encadre, dans les articles 25 et 27, l'utilisation du NIR. L'utilisation du NIR sans autorisation peut être sanctionnée pénalement d'une peine de 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende
  • Décret 82-103 du 22 janvier 1982 modifié 
    modalités de constitution par l'INSEE du RNIPP et du NIR et leurs conditions d'utilisation
  • Décret 85-420 du 3 avril 1985
    Liste des organismes liés à la sécurité sociale et aux caisses de retraites pouvant utiliser le NIR et dans quelles conditions

  • Décret 91-1404 du 27 décembre 1991
    Autorise employeurs publics et privés "à utiliser le NIR dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion de leur personnel pour la réalisation d'opérations résultant de dispositions légales ou réglementaires et de conventions collectives concernant les déclarations, les calculs de cotisations et de versements destinés aux organismes mentionnés à l'article 1er du décret du 3 avril 1985 susvisé".

 

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